Konsten att ledningen inte kunde sättas bättre än så här säkert ...
Kunden upptäckt intervjuer i Lean start utvecklingsprocessen
Involvd är ett stort fan av Lean Startup metodiken som populariserades av Eric Ries och Steve Blank (Eric gör ett webinar senare idag om du är intresserad ) och vi kommer att följa den metod så länge den fortsätter att driva bolaget i rätt riktning vid rätt hastighet (eller tills något ännu mer häpnadsväckande dyker upp).
Jag tänker inte gå igenom alla detaljer som har behandlas på annat håll eftersom det skulle vara ett slöseri med allas tid, utan snarare plocka ut bitar av våra erfarenheter när vi går genom dem som vi har tweaked något för att möta våra behov bättre. Förhoppningsvis kommer att vara användbart för dig också.
Lite bakgrund. Vi är en webb-start, kommer att vara en SaaS-erbjudande men inte en prenumeration-baserad tjänst till att börja med (det betyder inte att vi kommer att Freemium antingen så snälla lugna ner biz dev bods!) Och har därför en hel del gemensamt med Ash Maurya är CloudFire produkt.
Ash lade ut hans processer för kunden Discovery och Kunden faser Validering här och här och de är väl värt en läsa om du precis har börjat och behöver en hjälpande hand upp (en sann kärlek för process-flödesdiagram är ett måste).
Jag tror att den främsta anledningen till att jag blev kär i Lean-modellen när jag först läste om det var när jag såg att en viktig del i processen var att "komma ut ur byggnaden för att validera affärsmodell genom att prata med dina kunder . Musik för mina öron som andra bara för att en bra process-flödet är min passion för att sitta ner med människor och prata om nya affärsidéer. Nu hade jag det bästa av två världar, en process och en ursäkt för att prata.
Jag har fixade hans "Problem Presentation" intervju struktur något som är vad jag skulle vilja dela med dig idag. Point of process - inte tar anteckningar, men lyssna till, prata med och spela in samtalet med din fiffiga iPhone app röstinspelning. Om du skriver att du missar den viktiga nyckeln känslomässiga signaler som är den andra halvan av historien.
Vår process går så här:
- Lägg ut laminerade kort slumpmässigt på bordet framför den potentiella kunden, där var och en har ett "problem" på dem som kunden nu kan bero på
- Be dem att plocka sina topp 3 problem och kassera resten
- Fråga dem om de vill lägga till någon av sina egna i stället för en eller flera av sina topp tre
- Be dem rangordna de tre att de är kvar i första, andra och tredje plats (där första = största problemet)
- Fråga dem hur de för närvarande lösa dessa problem idag
- Fråga dem hur dessa lösningar fungerar för dem just nu (dvs låt oss höra hur glad eller förbannad att de är med sin nuvarande situation)
- Kortfattat beskriva vår produkt (med några få wireframes om lämpligt eftersom det ibland är lättare att visa och prata istället för att bara prata)
- Fråga om vår produkt skulle lösa sina topp 3 problem bättre än deras nuvarande situation
- Fråga dem om de skulle betala $ X / enhet att använda vår produkt
- Fråga dem om det är något annat de vill lägga till - Idéer? Kritik? Feedback? Citat?
- Fråga dem om hänvisningar
Den stora skillnaden mellan vår process och Aska är är högst upp med angivande av problemen. I gruvan jag inte anger min syn på världen först och låt dem bygga på toppen av det, ber jag dem att skapa sina egna med hjälp av ett förslag, men inte exklusiv uppsättning svar.
Be dem att bygga vidare på mina faktiskt leder vittnet. Det är OK, men du måste tänka på att om du lever vittnet finns det bara tre typer av svar du får i gengäld och endast en av dem ger dig det du söker efter. Låt mig presentera de personligheter:
- Den lata människor - De allra flesta är de människor som om de ges möjlighet att inte tänka för mycket på något då de alltid kommer att ta det. De kanske ser ut som de tänker hårt och till och med falska tankeprocessen genom att tala om ett par bitar av lågt hängande frukt , men om du grävde i sitt sinne vid denna tidpunkt det är knappt att kryssa över. De skulle helt enkelt föredrar att inte arbeta för hårt och kommer med största sannolikhet bara hålla med vad du har kommit fram till (inte bra)
- Den blodiga sinnade människor - Om du intervjuar företagsledare så dessa människor kan faktiskt verkar de flesta till dig. Om du intervjuar Joe-offentliga kommer du se här en mycket mindre kategori jämfört med den "lata människor". Dessa människor tycker inte om att få veta hur man tänker och kommer alltid att flex sina intellektuella muskler att försöka imponera på dig genom att välja helt andra problem att din uppsättning (återigen, inte bra)
- Det verkliga tänkarna - Dessa är de människor du behöver eftersom dessa är de som kommer att ge dig deras ärliga och väl genomtänkta åsikter. Det är väldigt svårt att hitta dem dock och även om du gör du måste fånga dem vid rätt tidpunkt eftersom det finns en chans att de kommer att glida in i en av ovanstående kategorier
Mycket bättre att ta alla dessa karaktärer ur ekvationen helt och lägg dem i en situation där de tvingas att bilda en väl genomtänkt objektiva åsikt. Använda kort gör just det.
Project Management Tool # 2 - projektplan
Projektplanen - en annan tjänst för den serie av effektiva verktyg för projektledning viktigt för att få jobbet gjort och leverera ett framgångsrikt resultat. En annan mycket generellt verktyg som fungerar i alla projekt situation för att hjälpa kommunikationen i ditt team och upp till din sponsor.
Ja ja Nick, kom igen! Vi vet alla hur man gör projektplanering, berätta något nytt för guds skull!
Rättvist nog, säger jag, och om du är en av dem som gör det bra så är du välkommen att gå vidare. Saken är den att jag har sett betydligt fler exempel på dålig planering än jag har det omvända och oftast som blivit på grund av att projektledaren har missat poängen innan de ens började.
Hemligheten med att skapa en framgångsrik projektplan är att inse att det inte är själva planen som är den värdefulla produkten här, det är den process du går igenom för att skapa planen.
De flesta planer misslyckas med att träffa mitt i prick antingen på grund av det format som används är alltför komplicerat med funktioner och dimensioner eller det är skapade i ett ovänligt format (förlåt Microsoft!) eller den skapande processen innebar den utarbetades av en person (normalt PM själv) i ett mörkt rum helt på egen ensamma. Worst case scenario är att det är en kombination av alla tre.
Tänk tillbaka på tidigare projekt och komma ihåg minst ett exempel där du var en som utför planeringen och sedan en annan när du var en resurs tas i planen.
Hur kände du dig om din plan vid den punkt när du var färdig med det första utkastet innan du skickade den för granskning? JÄTTEGLAD i bitar ? Jo det tog dig en lång tid, eller hur? Det fanns mycket att tänka på och tidslinjen var ganska aggressiv.
Nu minns hur det var emot av ditt team. Alla olyckliga människor eller var alla över månen med vad du hade gjort? Något liknande ...
Hur tror du att vi ska kunna göra det på bara 4 dagar? Vilken planet är du på Nick?
Vi kan inte göra dessa aktiviteter i den ordningen eftersom Mike måste delta i båda. Vad har han tänkt att göra? Arbeta 80 timmar i veckan?
Det milstolpe kan inte uppnås förrän vi har gjort det en. Du har dem åt fel håll. Kan ha varit en bra idé att komma och prata med oss tycker du inte?
Kom igen. Var ärlig. Aldrig har ett första utkast har rätt på pengarna i något jag har varit involvd i (om det inte var bara mig på projektet förstås!).
Hur många revideringar var du tvungen att göra innan man överens om det? Hur kände du dig när medlemmarna i ditt team valt din vackra planen isär så okänsligt. Hur kändes det i slutet av processen? Lite trött? Hur lång tid tog det övergripande när du faktor i den inledande utformningen och sedan alla efterföljande samtal och revideringar (för att inte nämna den emotionella utmattning)? Alltför länge jag skulle satsa.
Viktigast av allt, vad hände med planen efter det? Centrum för all action under hela projektet eller en dammsamlare i 3: e mappen nedåt på delad enhet?
Problemet här är inte i själva planen men processen att laget så ofta går genom att skapa planen.
Kom ihåg, detta är ett oerhört viktigt dokument i ett projekt, kanske den viktigaste, eftersom det rymmer en hel del av viktig detalj för hur laget kommer att arbeta för att uppnå målen att projektet anger att uppnå.
Kom också ihåg detta är den mest känslomässigt laddade dokument du har (därav fet stil på bokstäverna ovan) som den har de omedelbara personliga framtiden för alla inblandade personer. Människor tenderar att vårda en hel del om sitt eget öde och för det mesta gillar att ha åtminstone viss kontroll över den. Några av oss ens hatar att veta exakt vad de ska göra, som att göra det med och när (ahem!). Det är bara den mänskliga naturen är jag rädd och ändra på det du kommer att behöva lite mer än din futtiga plan!
Så vad kan du göra annorlunda?
Två saker - hålla det enkelt och skapa det som ett team.
Gör dessa två saker bra och du inte bara har en högre kvalitet på slutprodukten men har samtidigt hjälpt obligationsmarknaden ditt team tillsammans ännu mer och sparat dig en fan av mycket tid i processen. Du behöver en stabil process men så som förrätt för 10 här är hur jag gå till väga.
Vad är det?
En projektplan är en handling eller verktyg som kartlägger hela genomförandet av projektet - att fånga roller, en tidslinje och aktiviteter visas i "simma körfält".
Det belyser alla milstolpar, aktiviteter, gränssnitt, beslutspunkter och delresultat på vägen.
När vill du använda det?
Tidigt i projektet efter att du har ett team, har du utvecklat en gemensam syn på målen (Hur kan du göra det? Kommer snart är ett verktyg för dig!) Och du har kommit överens om varje medarbetares roll och ansvar (hur? Igen , kommer snart).
En bra plan blir då ett levande arbetsdokument som ändrar form under projektets gång. Det bör bli en plats för att se efter vad den senaste positionen är och vad som kommer i framtiden.
Vem skulle du använda den med?
Varje verktyg bör användas i ett team miljö om möjligt som jag sa med de intressenter Map .
Detta en, dock ska absolut definitivt och utan tvekan göras som en grupp. Alla och envar på projektet bör uppmanas med till denna workshop som de behöver för att kunna bidra med sina tankar och idéer om möjliga vägar framåt och hålla sina händer upp till frivilligt när det gäller att rita ut verksamheten.
Bjud in andra gränssnitt workstreams och projekt som går om du kan (eller åtminstone representanter). Sällan är ett projekt som en fristående ö och ett bra sätt att främja handel inom projektet relationer och samarbete är att få så många människors fingeravtryck på denna plan som möjligt. Det är mindre chans att de ska vända sig om vid ett senare tillfälle och klaga om de var en del av planeringsprocessen i första hand.
Finns det några regler?
Inte planerar ensam. Har jag sagt att redan?
Börja med hög nivå milstolpar och arbeta från höger till vänster (dvs börja med den sista levereras först och sedan tomt i dotterbolaget milstolpar tillbaka till den aktuella dagen) innan du börjar titta på de aktiviteter som kommer att krävas för att uppnå dessa milstolpar.
Vad är processen?
Steg 1 - rita kartan
För detta verktyg du behöver för att gå stort som det måste vara på väggen så att din grupp kan folkmassa runt och arbeta bekvämt med det. Längd beror på hur långt in i framtiden du planerar och höjd beror på hur många "simmar Lanes du kan ha. Som en guide ca 2 meter hög och 4 meter lång borde göra det (du kan alltid trycka extra papper på slutet eller under om så skulle behövas.
Innan du märka ut det papper du behöver för att räkna ut hur många "workstreams" i ditt projekt. För enkelhetens skull dessa sätt att dela upp arbetet för planering. Till exempel kan de speglar vilket ansvar olika parter i projektet eller de kan återspegla olika funktioner. Det är helt ditt lags val hur du gör detta, gå med vad du känner dig mest bekväm med, men gör det till en grupp beslut.
Jag kommer att använda den generiska exempel renoverar ett hus för detta inlägg och mitt team och jag har beslutat att bit för projektet i tre workstreams - arkitektonisk utformning, arbetet med själva huset och sedan landskapsarkitektur trädgården.
Den workstreams därför kallas "design", "hus" och "trädgård" och är utsett sina egna simma körfält under hela projektet, som representeras av "tidslinje".
Steg 2 - rita upp milstolpar
Du bör då börja fylla planen genom att identifiera "viktiga milstolpar" först. Detta är händelser, resultat eller beslutspunkter som symboliserar betydelsefulla framsteg på vissa punkter längs tidslinjen. Skriv en per post-it lapp (använd efter sitt om du kan när du vill ha flexibiliteten att kunna flytta runt dem) och hålla dem på din plan från och med slutet av projektet och arbeta bakåt (dvs höger till vänster).
Din första milstolpen kommer förmodligen alltid vara "Project Complete" och detta bör ha fastnat på dig måldatum. Arbeta höger till vänster du kan ha andra som "hus komplett", "nytt kök trappa ned", "loft konvertering färdiga", "sign-off arkitekter teckningar" osv
Om du har ett stort antal workstreams och tillräckligt många personer i ditt team som arbetar med detta så har du kanske vill dela in i undergrupper för att få det första utkastet upp på väggen snabbare.
Använd torget post-it-lappar för att representera milstolpar, vrida dem 45 grader och du har nu en diamant (den internationella symbolen för en milstolpe!). Skriv tydligt angivande av varje så att alla lätt kan läsas på avstånd.
Det borde lämna dig med ett diagram som kanske ser lite ut så här. Ta en ordentlig titt som ett lag och göra en sanity check. Vill de se ut i rätt ordning? Iögonfallande fel? Är flödet ser OK? Är de genomförbart inom den tidsram som tilldelats? Finns det några klustrade för tätt tillsammans som "känns" som lite av en sträcka?
Var inte rädd för att utmana din ursprungliga antaganden (som ett lag genom diskussion sinne) och flytta runt dem till era hjärtan innehåll. Det är vad detta handlar om.
Om du PM underlätta processen se till att alla i ditt team är engagerad och mata. Alla som inte föra försiktigt dem genom att ge dem utrymme, tid och tillåtelse att bidra. Det är ganska ofta tysta de som har de bästa idéerna och när de väl har kommit igång kommer du inte att kunna stoppa dem. Du vill också att alla ska komma in där för att säkerställa detta är en hel lagarbete.
Steg 3 - plotta aktiviteter och beroenden
Fyll i planen med hjälp av post-it-lappar för att representera verksamhet (observera att för tydlighetens skull har varje workstream tilldelats en annan färg). Aktiviteter är det arbete som måste göras för att möta den planerade milstolpar. Genom att använda en sträng av post-it-lappar du kan representera den tid som varje verksamhet, från början till slut. Använd en penna för att skriva om identiteten på varje aktivitet.
Slutligen är det lämpligt att ange var start eller avslutning på en aktivitet är beroende av varandra, genom att rita linjer mellan dem.
Om olika människor i laget tilldelades en workstream och har fastnat för att planera sina "egna" simmar körfält, bör deras tänkande då ifrågasättas och informeras av planeringen av andra workstreams som de är beroende av varandra. Detta resulterar i en betydligt mer strikt plan och bygger ägande av slutprodukten framöver.
Det kan lämna dig med något som ser lite ut så här.
Nu är det inte lika bra som de som tycker MS Project planer som du har sett så många av? Den stora skillnaden här är att, förutom den slående färgschema och den underbara flexibilitet som denna plan, den har också den enormt viktiga fördelen av att vara skapade av ditt lag på en och samma gång. Fingeravtryck finns över hela sig och som ett resultat kommer det att vara mycket mer genomförbar och därför har mycket större chans att lyckas.
Ta inte ner det, electronify den och begrava den ursprungliga i ett skåp någonstans. Var stolt över ditt arbete, ge det en central plats på väggen med ditt lag och se den utvecklas naturligt som att projektet framskrider i öppen utsikt för alla att se.
Sammanfattning
Det är min ta på projektplanering. När jag för första gången visat detta och fick chansen att uppleva processen med egna ögon kan jag inte säga hur upplyst jag kände (lite tråkigt jag vet!)
Du kan känna att det är lite upfront tung i termer av resurser och du skulle inte vara fel. Det tar hela laget bort från vad de normalt skulle göra ett tag och därför frestelsen att gå tillbaka till den vanliga metoden för en person som skapar det första utkastet och granska ändra översyn ändra kan tyckas lättare. Det är en av de falska ekonomier men som total tid det gamla sättet kommer att uppväga det nya till slut och du missar theteam bygga möjligheter och emotionella bygga upp ett förtroende som en produktiv workshop miljö ger.
Alla dessa år kändes som jag hade slösat bort att titta på mig själv och andra skapa, diskutera, kamp, ändra, upprepa, sign-off och så småningom hatar mycket dokument som skulle föra oss alla tillsammans. Allt jag någonsin hörde var folk klagar på att "verktyget var inte lämpliga för sitt ändamål" när det i själva verktyget var inte riktigt frågan. Det är "den process som oftast behöver uppmärksamhet och att förändra allt du egentligen behöver är att ändra din syn på skapelsen.
Jag hoppas få möjlighet att ge detta en chans.
Lyckliga planering!
Project Management Tool # 1 - Stakeholder Karta
De intressenter Karta - detta är den första av många i en serie om favorit verktyg för projekthantering som kan göras för att utvecklingen ett projekt för ett framgångsrikt resultat.
Vad är det?
En intressent karta är ett enkelt grafiskt verktyg som hjälper dig att identifiera vilka de viktigaste spelarna i ett projekt och hjälpa räkna ut hur du behöver för att påverka dem.
Det är bra att förstå hur varje intressent känns så tidigt som möjligt, t.ex. är de aktivt stödjande, osäker eller till och med mot vad du gör? Med kartan kan du se var de är känslomässigt, hur mycket inflytande de har användning politiskt och sedan det som en grund för en handlingsplan för att flytta dem till en annan plats om det behövs.
När vill du använda det?
Tidigt i projektet och då du vill jämna komma tillbaka till den och omvärdera din position.
Har du flyttat rätt personer till rätt områden? Är du spenderar för lite tid med lite och för mycket med andra? Behöver du ändra din strategi med någon som vad du gör just nu inte har effekt? Har någon ny dök upp som behöver göra med?
Vem skulle du använda den med?
Varje verktyg bör användas i ett team miljö om möjligt. Detta en, dock kan vara ganska känsliga eftersom du ganska ofta nämna namn. Det kan vara ett bra sätt att limma ett team som de samtal du har när du är på åtgärden planeringsstadiet tenderar att vara ganska hemlighetsfull och alla tycker om att vara en hemlighet, eller hur?
Finns det några regler?
Skriv aldrig ut och lämnar dig kartan ljuga om om du inte är på plats för att förklara resonemanget. Det är bara inte värt besväret plus i dessa dagar det finns rättsliga konsekvenser att oroa sig för.
Ju mer tuff för du kan använda den som en grund för en konversation med någon som du försöker flytta.
"Hej Rob, ta en titt på var jag och mitt team tror att du sitter på detta projekt. Vad tycker du om var vi har sagt att du är? Tror du det är ungefär rätt som i produktutveckling möte förra veckan sa du detta som har fått mig att tro att du kanske inte tycker att detta är en så bra idé? Vad jag verkligen skulle vilja är att du ska vara här. Vad tror du? "
Vad är processen?
Steg 1 - rita kartan
Om du gör detta med en grupp sedan få en stor bit papper, klistra in den på väggen och rita grafen nedan. Om du på egen hand en elektronisk version är bra men jag är en stor fan av att gå stora oavsett eftersom det gör det lättare att stå tillbaka och reflektera på vägen. Perspektiv, även bara rumsligt, kan vara mycket upplysande!
De flesta andra intressenter kartor jag har sett är lite enklare än så. De frågar på x-axeln om personen har en låg eller en hög intresse för projektet och på y-axeln om personen har lågt eller högt inflytande på resultatet. Personligen tror jag inte att ger dig som rik en bild av känslomässiga och politiska krafter som spelar in och därför lämnar dig saknar insikt i åtgärdsplaneringen steget senare.
Steg 2 - rita intressenterna
För varje person (eller grupp) ställa följande frågor:
1. Är personen / gruppen för eller emot projektet / förändring och hur mycket?
2. Är personen / gruppen aktivt med vårt projekt eller är de passivt kopplas ur?
Om du har gått med grafen på väggen metod använder en post-it lapp för varje person / grupp så att du kan flytta på dem. Du kommer att upptäcka att din inställning ändras till tidigare domar när du går så du vill ha flexibilitet.
"Ah, vi hade Bob där uppe på högsta positivitet men nu funderar Sally här jag tror hon är ännu mer tycker du inte?. Låt oss skala Bob tillbaka lite. "
Placeringen av en aktör på kartan avgörs efter betyg deras relativa benägenheten för ditt projekt och i vilken grad de aktivt involvd i den. Därför kan två intressenter både vara aktiv, men har ganska motsatta dispositioner till ditt projekt: ett aktivt underminera den medan den andra är att aktivt främja den. Skillnaden mellan "fienden" och "förändring mästare".
Ovan är några av de "tecken" du kan typiskt identifiera i ditt projekt. Känner du igen dem?
Steg 3 - påverkan och relationer
Två viktiga aspekter av en intressent karta som hjälper dig att analysera de bakomliggande "politiska" landskapet i ditt projekt - Hur stor betydelse är den person / grupp över resultatet av ditt projekt och vilka är de relationer som finns mellan karaktärerna?
Du representerar inflytande genom storleken på bubblan (vid användning efter sin för förslaget på väggen kan du använda ett poängsystem 1-5 som du skriver på) och relationer genom att rita anslutande linjer. Tjockleken på linjen kan användas för att ange den relativa styrkan i denna relation - ju närmare relationen, desto tjockare linjen. Observera att en relation kan vara negativa och positiva! Du kan använda en annan färg eller en prickad linje för att representera ett negativt kanske?
Här är vad du kan sluta med.
Steg 4 - åtgärdsplanering
Nu har du en bra bild av det politiska landskapet i ditt projekt vad tänker du göra åt det? Klart den perfekta bilden skulle vara om alla var där uppe i övre högra kvadranten men det är förmodligen inte kommer att bli möjligt över natten så det handlar om att prioritera och välja dina strider strategiskt.
Jag brukar använda två mini-steg i denna del genom att först fråga i steg 4a - där jag vill flytta den och på så sätt?
Till exempel:
"I kartan ovan är det klart att Mike är någon av inflytande och han har redan" med oss "när det gäller projektets mål, men han spelar inte så mycket av en aktiv roll i dagsläget. Är vi OK med det eller är vi saknar ett trick om vi inte gör mer av en roll för honom. Han har goda relationer med ett par andra passiv / positiva tecken i Bob och Rob men också att våra "lata cyniker" i David? Vi skulle definitivt klara sig utan David i den rollen så det är värt att spendera lite tid på Mike är det inte? "
Steg 4b är för dem att vi vill flytta - vad ska vi göra för att det hända?
Fortsätter med Mike:
"Vår förändring mästare Sally (som råkar ha ton av inflytande också) har en lysande relation med Mike så låt oss prata med henne för att se vad hon tycker. Jag är säker på att hon kommer att ha en plan, gör hon alltid! Det borde göra det. Nästa intressenter? Vad ska vi göra åt Rachael? "
Upprepa steg 4a och 4b tills gjort.
Sammanfattning
Så jag hoppas som ger dig en bra bild av hur intressenterna Map kan fungera för dig. Som jag sa i toppen detta är inte en endast en gång övning som den politiska dynamiken i ett projekt tenderar att vara i ständig förändring. Se över din karta regelbundet (en gång med ditt team om du kan) att se vad som förändrats, analysera huruvida din senaste handlingsplan gjorde vad du hoppades att det skulle och räkna ut var du behöver för att fokusera på nästa.
Lyckliga kartläggning!
Relationer är den enskilt viktigaste att få rätt i projektledning
Enligt min åsikt och erfarenhet som projektledare, den relation du bygga med ditt projekt sponsor är din viktigaste tillgång som kommer att ha den i särklass största betydelse för huruvida du slutligen lyckas eller misslyckas. Om du vill en sak att fokusera på att få rätt då det är det. Om du är sopor på att bygga relationer sedan erkänna det för dig själv nu, packa din karriär väskor och gå och hitta spendera tid att göra det du är bra på. När jag tänker tillbaka, varje projektledare jag någonsin arbetat med att jag inte har slutligen betygsatt var dålig på att bygga relationer.
Detta är det första inlägget som har avvikit från temat Involvd.com: s process och framsteg. Jag har beslutat att skaka upp saker och ting lite och ge lite mångfald delvis därför jag inte har väldigt mycket att rapportera just nu (jag är i diskussioner med potentiella utvecklingspartner, mer om det snart) men också för att det kan vara kul att dela lite av min kärlek!
Därför kommer jag att slänga några av mina tankar om projektledning där ute. Om de är bra, bra. Säg mig. Om jag är helt gripna ur luften i dina erfarenheter, bra igen. Säg mig högre och låt oss ha en konversation. Det bästa värdet för alla kommer bara vinnas om diskussionen efter att jag slog efter knappen är frisk och robust. Jag skulle aldrig anspråk på att vara en världsledande expert på ämnet och jag är väl medveten om det finns mycket mer att lära. Förhoppningsvis kan jag ge lite tillbaka ändå.
Tillbaka till mitt ämne. Det hela började efter en diskussion med en fd kollega nyligen när den frågan kom upp - V AD är den viktigaste aspekten av projektledning som du absolut måste få rätt som är tillämpliga på alla projekt-typ situation?
Varje situation eftersom ett projekt betyder väldigt olika saker för var och en av oss och vi ville vara gerneral. När jag hör ordet projekt som jag tänker på en professionell situation som får eller inte får ha en mjukvara plonked rakt i mitten av det. Andra, dock tycker helt annorlunda. Vissa kanske tror att komplexa anläggningsprojekt, kan andra tycker internationella NGO team på plats och ytterligare andra kanske tycker att installationen av deras dröm high-end hem mediaserver kopplad för sin tillfredsställelse i varje rum (som inte skulle älska att kunna spela musik i toaletten?).
Så precis som alla ansvariga konsult gör vi behandlat denna fråga som så många andra i det förflutna - några personliga betänketid utrustad med en fet tuschpenna, ett paket av post-it lappar, ett tomt fönster för att använda som vår de facto whiteboard tätt följt av diskussion och samförstånd. Vad roligt man kan ha!
Vad uppstod var svaren, t.ex. den process du använder de verktyg och tekniker du distribuerar, den tekniska kunskap och erfarenhet du ta med dig, ditt nätverk av kontakter, din erfarenhet av att leda människor, din arbetsmoral, din ledarstil och din gynnade medier av kommunikation.
Nu är jag tänker inte sitta här och berätta alla dessa saker är irrelevanta, eftersom de uppenbarligen inte är. Alla är viktiga på sitt eget sätt och vara minst OK på var och en bidrar till att göra dig en mer allround och kompetenta projektledare. Därför ska du definitivt tillbringa mycket tid finslipa dina kunskaper inom dessa områden. De goda nyheterna är att alla dessa kan vara ganska lätt att lära eller förbättrade med en hälsosam lite ärlig egen analys och utveckling så det borde verkligen inte vara något som hindrar dig.
Det är bara att ingen av dessa är riktiga showstoppers om du röra dem. Inte om din relation med kunden och de människor du arbetar med är bra. Om du är på fast mark med den person som betalar dina räkningar så får du en chans att återhämta sig. Om du inte är så finns det en reell möjlighet att detta är den chans de har väntat på att få dig ut genom dörren och du kan lika gärna börja värma ditt nätverk upp för nästa position eftersom du är borta.
Alla projekt går igenom steniga gånger. Jag tror inte jag har haft en enda i min tid, som inte har tagit mig, mitt team, min klient och övriga aktörer ner genom "den känslomässiga dip" till viss del.
I en nyligen roll vi pratade med våra kunder och klienter om Kübler-Ross ändra kurvan mycket. Ibland tror jag att vi kanske över gjorde det lite, men för många av dem som vi fick chansen att spendera lite mer tid med det var nyttigt för dem att förstå mer om den känslomässiga effekten av förändring som de och andra omkring dem var på väg ( eller på väg att gå) igenom.
Som skarpsynta kommer att notera vi förenklat den traditionella sorg modellen något som vi gjort antagandet att våra kunder upplever reaktioner till positiva snarare än negativa förändring. Oavsett om det var alltid fallet eller inte är en diskussion bäst reserverad för en annan tjänst, men det är där vi slog upp det.
Det är dip som är den potentiella mördaren (märkt här som informerade pessimism). Vid någon punkt på resan alla fakta om vad du försöker göra är att gå för att komma översvämningar ut och smack din klient, intressenter, advokater, experter och mål fullt i ansiktet och du bättre vara redo för det.
Nej, det är inte så lätt som du trodde från början att det skulle bli.
Ja, jag försöker berätta för dig så skulle vara fallet.
Nej, det är enkel lösning som du hade i huvudet på dag 1 kommer inte att räcka.
Ja, vi får ökat tryck från ledningen att se till att vi får ett resultat.
Nej, du kommer inte att gå hem tidigt igen för närmaste månaderna.
Ja, dina anställda hata dig ännu mer nu än de gjorde innan du tog mig på.
Nej, du kommer inte att få se baksidan av mig ett tag till ännu ...
... Oh! Egentligen är du. Jag sköt du? Men jag försöker bara hjälpa till. Vad menar du jag är skit och det är allt mitt fel? Men allt detta arbete vi har gjort kommer att bli för ingenting och jag trodde att vi hade en förståelse. Ingen förståelse säger du? Just ... Jag antar att jag får se dig omkring då. Tack för fisken och allt det där !
Varför hände det? Därför att din relation var inte stark nog, det är därför.
Skyll inte på någon och alla andra för din farhågor som det var ditt fel att det gick fel. Du bud upp riktigt dåligt i början.
Se det vackra lilla vågen i början av processen (märkt oinformerade optimism), det är smekmånaden period. Vad är det för? Inte för att spendera all din tid på egen hand i ett mörklagt rum skapar en översiktsplan som är säkert. That's your space before the hard grind begins to build strong binding relationships with all the key people (identified through your stakeholder mapping exercise – more on that another time) to help you weather the storm when it comes crashing around you.
Use that time wisely as you don't get it back. Get away from your desk, put your smile on and get talking.
Here's what I do when I'm meeting a new or potential new client – concentrate the first three meetings on getting to know her/him/them REALLY REALLY WELL in between all the objective setting etc. I shout those words at you for a reason. By REALLY I mean as much as you can possibly get without being seen as rude or intrusive. As I said this is your honeymoon, you've just got married and therefore it's time to start getting to know each other. Sure they may be all business business but that doesn't mean you can't take an interest in the rest of their life. I'm yet to meet anyone that all they have is their career.
Who are they under that suit (not literally)? What have they done professionally. What are they looking to do? What do they do away from the workplace? Have they a wife/husband/kids/aunts/uncles/pets etc? Where do they live? Where would they like to live? What do they live in? When and where would they like to retire to? What sports do they play? What sports do they watch? Their film preferences? Their food likes and dislikes? Past and future holiday plans? What are their dreams (again, not literally, that would be weird)? What are their prejudices etc etc?
Tell them about yourself (assuming they ask). Find points of mutual bonding as you'll want to draw on those later. Both like Formula 1? Bra! Have a penchant for Thai food? Fantastic! Both hate gardening but want a nice garden? Terrific! All the normal things you would talk about with a friend count here too.
I'm not suggesting anything cynical here, you shouldn't be faking anything. Be sincere. Listen carefully. Be interested. Don't lie. Take mental notes and write them all down the minute you leave the meeting. I store mine in my Outlook calendar against their contact name which syncs with my phone. That way I can read and update them whenever I need to which is especially useful if I bump into them unexpectedly.
Hi there Mike, wasn't expecting to see you here, just need to make a quick call, hang on a second, don't go away … [check and read] … now then Mike, how's everything going? How's your eldest getting on at University? Any better? The course settled down?
That kind of small attention to detail makes a big impact on the receiver. Aren't you always impressed when someone remembers something small about your life when you next see them?
Try to get to the point where you have in-jokes between you as soon as possible. Don't rush it because you might end up sounding like a wally, but aim to get there.
If and when you do get to the point that your relationship with your client is strong then that dip you've got coming at you in the not-so-distant-future will not be any less deep necessarily but may well be rideable together if you hold on tight (again, not to each other).
Any thoughts you'd like to share?
