Kunsten ledelse kunne ikke bli satt bedre enn dette sikkert ...
Kunden oppdagelse intervjuer i Lean oppstart utviklingsprosessen
Involvd er en stor fan av Lean Oppstart metodikken som popularisert av Eric Ries og Steve Blank (Eric gjør en webseminar senere idag hvis du er interessert ), og vi skal følge metodikken for så lenge det fortsetter å drive selskapet i riktig retning til rett hastighet (eller til noe enda mer fantastisk kommer sammen).
Jeg har ikke tenkt å gå over alle detaljene som har blitt dekket andre steder som det ville være bortkastet everyones tid, men snarere plukke ut biter fra våre erfaringer som vi går gjennom dem at vi har forskjøvet litt til å møte våre behov bedre. Forhåpentligvis vil være nyttig for deg også.
Litt av bakgrunnen. Vi er en web oppstart, vil være en SaaS tilbyr men ikke en abonnementsbasert tjeneste til å begynne med (det betyr ikke at vi vil være Freemium enten er så vennligst roe ned biz dev bods!) Og har derfor ganske mye til felles med Ask Maurya er CloudFire produktet.
Ask lagt ut hans prosesser for kunden Discovery og Customer Validation faser her og her og de er vel verdt et lese hvis du bare starte opp og trenger en hjelpende hånd opp (en sann kjærlighet for prosess-flow diagrammer er et must).
Jeg tror den viktigste grunnen til at jeg ble forelsket i Lean modell da jeg først leste om det var da jeg så at en viktig del av prosessen var å "komme ut av bygningen for å validere forretningsmodellen ved å snakke med kundene dine . Musikk i mine ører som andre bare til en god prosess-flow er min lidenskap for å sitte ned med folk og snakke om nye forretningsideer. Nå hadde jeg det beste av begge verdener, en prosess og en unnskyldning for å snakke.
Jeg har finjustert sin "Problem Presentation" intervju struktur litt som er hva jeg ønsker å dele med dere i dag. Point of prosess - ikke ta notater, men lytte til, snakke med og ta opp samtalen med din nifty iPhone taleopptak app. Hvis du skriver at du går glipp av alle viktige nøkkelen emosjonelle signaler som er den andre halvdelen av historien.
Vår prosess går som dette:
- Legg ut laminerte kortene tilfeldig på bordet foran den potensielle kunden, hvor hver og en har et "problem" på dem at kunden kan tiden opplever
- Be dem om å plukke sine topp tre problemer og kast resten
- Spør dem om de ønsker å legge noen av sine egne i stedet for ett eller flere av deres topp 3
- Be dem om å rangere de tre de blir stående i første, andre og tredje plass (der første = største problemet)
- Spør dem hvordan de for tiden løse disse problemene i dag
- Spør dem hvordan disse løsningene fungerer for dem akkurat nå (dvs. la oss høre hvordan glad eller forbanna de er med sin nåværende situasjon)
- Kort beskrive produktet (med noen få trådmodeller eventuelt som noen ganger er det enklere å vise og snakke snarere enn bare prat)
- Spør om vårt produkt ville løse deres topp 3 problemer bedre enn deres nåværende situasjon
- Spør dem om de ville betale $ X / enhet å bruke vårt produkt
- Spør dem om det er noe annet de ønsker å legge til - Ideer? Kritikken? Feedback? Quotes?
- Spør dem for henvisninger
Den største forskjellen mellom vår prosess og Ash er helt på toppen med angivelse av problemene. I min jeg ikke state mitt syn på verden første og la dem bygge på toppen av det, spør jeg dem til å lage sine egne ved hjelp av en foreslått, men ikke eksklusivt sett med svar.
Ber dem om å bygge på min er effektivt ledende vitnet. Det er OK, men du må huske på at hvis du lede vitnet er det bare tre typer av svarene du får i retur, og bare én av dem gir deg det du leter etter. La meg introdusere personligheter:
- Den late folk - De aller fleste er disse menneskene at hvis gis anledning til å ikke tenke for hardt på noe så vil de alltid ta det. De kan se ut som de tenker hardt og til og med falske tankeprosessen ved å snakke om et par stykker av lavthengende frukt men hvis du dykket ned tankene sine på det tidspunkt er det knapt tikker over. De ville rett og slett foretrekker å ikke jobbe for hardt og vil mest sannsynlig bare er enig med det du har kommet opp med (ikke bra)
- Den blodige-tenkende mennesker - Hvis du er intervjuet bedriftsledere da disse menneskene kan faktisk synes de fleste til deg. Hvis du er intervjuet Joe-publikum da vil du se dette en langt mindre kategorier sammenlignet med den "late folk". Disse menneskene liker ikke å bli fortalt hvordan man skal tenke og vil alltid flex deres intellektuelle muskler for å prøve og imponere deg ved å velge helt andre problemer å stille inn (igjen, ikke bra)
- Virkelig tenkere - Dette er folk du trenger da disse er de som kommer til å gi deg sin ærlige og godt gjennomtenkt uttalelse. Det er veldig vanskelig å finne dem selv og selv om du at du må fange dem til rett tid som det er en sjanse de vil skli inn i en av de ovennevnte kategoriene
Mye bedre å ta alle disse tegnene ut av likningen sammen og legg dem i en situasjon der de blir tvunget til å danne et godt gjennomtenkt objektive mening. Bruk kortene gjør nettopp det.
Project Management Tool # 2 - Prosjektplan
Prosjektplan - en annen post for rekken av effektive prosjektstyringsverktøy avgjørende for å få jobben gjort og levere et vellykket resultat. En annen svært generelle verktøy som vil fungere i ethvert prosjekt situasjonen for å hjelpe kommunikasjonen innen teamet ditt og opp til din sponsor.
Ja ja Nick, kom igjen! Vi vet alle hvordan du gjør prosjektplanlegging, fortell oss noe nytt for godhet skyld!
Greit nok, sier jeg, og hvis du er en av de som gjør det bra så gjerne gå videre. Saken er at jeg har sett langt flere eksempler på dårlig planlegging enn jeg har omvendt og vanligvis som har vært fordi prosjektleder har gått glipp av poenget før de selv begynte.
Hemmeligheten bak å skape et vellykket prosjekt plan er å innse at det ikke planen i seg selv som verdifulle produktet her, det er prosessen du går gjennom for å lage planen.
De fleste planer mislykkes å treffe merket enten fordi formatet som brukes er altfor komplisert med funksjoner og dimensjoner eller det er skapt i et uvennlig format (sorry Microsoft!) eller den prosessen mente det var utarbeidet av en person (normalt PM selv) i et mørkt rom alle på sin ensomme. Worst case scenario er at det er en kombinasjon av alle tre.
Tenk tilbake på tidligere prosjekter og huske minst ett eksempel hvor du var den som gjorde planleggingen og deretter en annen da du var en ressurs blir satt inn i planen.
Hvordan følte du deg om planlegge på det punktet når du var ferdig med det første utkastet før du sendte den til gjennomsyn? Chuffed til småbiter ? Vel, det du tok lang tid, ikke sant? Det var mye å vurdere og tidslinjen var ganske aggressive.
Nå husker hvordan det var mottatt av teamet ditt. Eventuelle ulykkelige mennesker eller var alle over månen med det du hadde gjort? Noe lignende ...
Hvordan tror du vi kommer til å være i stand til å gjøre det på bare fire dager? Hvilken planet er du på Nick?
Vi kan ikke gjøre de aktiviteter i den rekkefølgen, fordi Mike trenger å være involvert i begge. Hva han skal gjøre? Arbeid 80 timer i uken?
Det milepæl kan ikke oppnås før vi har gjort den. Du har dem feil vei. Kan ha vært en god idé å komme og snakke med oss ikke du tror?
Kom på. Vær ærlig. Aldri har et første utkast hatt rett på pengene i noe jeg har vært involvd i (med mindre det var bare meg på prosjektet selvfølgelig!).
Hvor mange revisjoner fikk du må gjøre før folk enige om det? Hvordan følte du da medlemmer av teamet plukket dine vakre plan hverandre så ubarmhjertig. Hvordan følte du deg på slutten av prosessen? Litt trøtt? Hvor lang tid tok det overordnede når du faktor i den første utkast, og så alle de etterfølgende samtalene og revideringer (for ikke å nevne den emosjonelle utmattelse)? Altfor lenge jeg ville satse.
Viktigst, hva skjedde planen etter det? Sentrum av alt som skjer for varigheten av prosjekt eller en støvsamler i tredje mappen ned på delt stasjon?
Problemet her er ikke i planen selv men prosessen at laget slik gjerne går igjennom for å lage planen.
Husk, dette er en utrolig viktig dokument i et prosjekt, uten tvil den viktigste, da det har mye av de viktige detaljene i hvordan teamet kommer til å operere for å nå målene at prosjektet drar ut for å oppnå.
Husk også dette er den mest følelsesmessig ladet dokument du har (derav uthevet av bokstavene ovenfor) som den holder umiddelbar personlig fremtiden for alle de involverte. Folk pleier å vare ganske mye om deres egen skjebne og det meste av tiden liker å ha minst en viss kontroll over den. Noen av oss selv HATE å bli fortalt nøyaktig hva de skal gjøre, som å gjøre det til og med når (ahem!). Det er bare menneskelig natur er jeg redd og å endre det du kommer til å trenge litt mer enn din measly plan!
Så hva kan du gjøre annerledes?
To ting - holde det enkelt og lage det som et team.
Gjøre de to tingene godt, og du ikke bare har en høyere kvalitet endelige produktet, men du har også hjulpet bindingen teamet sammen enda mer og reddet selv en pokker for mye tid i prosessen. Du trenger en solid prosess men slik som en forrett for 10 her er hvordan jeg skal gå om det.
Hva er det?
Et prosjekt plan er et dokument eller verktøy som kartlegger hele gjennomføringen av prosjektet - å fange roller, en tidslinje og aktiviteter vises i "svømme baner".
Det fremhever alle milepæler, aktiviteter, grensesnitt, beslutningspunkter og leveranser underveis.
Når ville du bruke det?
Tidlig i prosjektet etter at du har et team, har du utviklet en felles visjon av målene (hvordan kan du gjøre det? Kommer snart er et verktøy for deg!) Og du har avtalt hvert team medlem rolle og ansvar (hvor? Igjen kommer snart).
En god plan blir da et levende arbeidsdokument som endrer form som prosjektet skrider frem. Det bør bli stedet å lete for å se hva den siste stillingen er og hva som dukker opp i fremtiden.
Hvem ville du bruke den med?
Alle verktøy skal brukes i et team miljø hvis mulig som jeg sa med at Stakeholder Map .
Denne, men bør absolutt DEFINITELY og utvilsomt bli gjort som en gruppe. Noen og enhver om prosjektet bør inviteres med på en workshop som de trenger for å kunne bidra med sine tanker og ideer om mulige veier fremover og holde hendene opp til frivillig når det kommer til å plotte ut aktiviteter.
Inviter andre grensesnitt workstreams og prosjekter langs hvis du kan (eller minst representanter). Sjelden er et prosjekt som en frittstående øy og en god måte å fremme intra-prosjektet relasjoner og samarbeid er å få så mange folks fingeravtrykk på denne planen som mulig. Det er mindre sjanse for at de vil snu på et senere tidspunkt, og klager hvis de var en del av planprosessen i første omgang.
Er det noen regler?
Ikke plan alene. Har jeg sa at allerede?
Start med høyt nivå milepæler og arbeide fra høyre til venstre (dvs start med den endelige leveransen først og deretter plottet i datterselskapet milepæler tilbake til den aktuelle dagen) før du begynner å se på de aktivitetene som vil bli pålagt å levere disse milepæler.
Hva er prosessen?
Trinn 1 - tegner kartet
For dette verktøyet må du gå stort som det må være på veggen slik at gruppen kan folkemengde rundt og jobbe komfortabelt med det. Lengden avhenger av hvor langt inn i fremtiden du har tenkt og høyde avhenger av hvor mange "svømme Lanes du måtte ha. Som en guide om 2 meter høy og 4 meter lang skal gjøre det (du kan alltids trykke ekstra papir på slutten eller nedenfor hvis behov være.
Før du markere ut papiret du trenger for å regne ut antall "workstreams" i prosjektet. For enkelhets skyld, dette er måter å dele opp arbeidet for planleggingsformål. For eksempel kan de reflekterer ansvar for ulike interessenter i prosjektet, eller de kan reflektere ulike funksjoner. Det er helt lagets valg hvordan du gjør dette, gå med hva du føler deg mest komfortabel med, men gjør det til en gruppe avgjørelse.
Jeg kommer til å bruke generisk eksempel renovere et hus for dette innlegget og min 'team og jeg har besluttet å blings prosjektet i tre workstreams - arkitektonisk utforming, arbeid på selve huset og deretter landskapsarbeid hagen.
Den workstreams derfor kalles 'design', 'hus "og" hage ", og er utpekt sine egne svømme baner for varigheten av prosjektet som er representert ved" timeline ".
Trinn 2 - plotte milepæler
Du skal da begynne å befolke planen ved å identifisere 'viktige milepæler "først. Disse er hendelser, leveranser eller beslutningspunkter som symboliserer betydelige prestasjoner på enkelte punkter langs tidslinjen. Skrive én per post-it lapp (bruk post-its hvis dere kan som du ønsker fleksibiliteten ved å kunne flytte dem rundt) og feste dem på planen starte fra slutten av prosjektet og jobbe bakover (dvs. rett til venstre).
Din første milepæl vil trolig alltid være "Prosjekt Complete 'og dette bør være fast på deg target date. Working høyre til venstre du kanskje har andre liker "hus komplett ';' nye kjøkkengulvet ned ';' loft konvertering ferdig ';' sign-off arkitekter tegninger osv.
Dersom du har et stort antall workstreams og nok folk i teamet jobber med dette bør du kanskje vil dele inn i undergrupper for å få det første utkastet opp på veggen raskere.
Bruk firkantet post-it lapper for å representere milepæler, vri dem 45 grader og du har nå en diamant (det internasjonale symbolet av en milepæl!). Skriv tydelig identiteten til hver slik at alle lett kan leses på avstand.
Det burde forlate deg med et diagram som kanskje ser litt som dette. Ta en god titt som et team og gjøre en forstanden sjekk. Har de ser i riktig rekkefølge? Eventuelle grell feil? Har flow ser OK? Er de gjennomførbart i den tidsrammen tildelt? Er noen klynget altfor tett sammen at "føler" som litt av en strekk?
Ikke være redd for å utfordre den opprinnelige forutsetninger (som et team gjennom diskusjon sinn) og flytte dem rundt til deres hjerter innhold. Det er hva dette handler om.
Hvis du er den PM tilrettelegge prosessen sørge for at alle i teamet er engasjert og skriver inn. Enhver som ikke er forsiktig bringe dem i ved å gi dem rom, tid og tillatelse til å bidra. Det er ganske ofte stille de som har de beste ideene og når de har fått gå, vil du ikke kunne stoppe dem. Du ønsker også at alle skal komme inn der for å sikre dette blir et helt team innsats.
Trinn 3 - tomt aktivitetene og avhengigheter
Fullfør plan ved å bruke post-it lapper for å representere virksomhet (merk at for klarhet, har hver workstream fått tildelt en annen farge). Aktiviteter er det arbeidet som må gjøres for å møte den planlagte milepæler. Ved å bruke en rekke post-it lapper du kan representere den planlagte varigheten av hver aktivitet, fra start til slutt. Bruk en markør penn til å skrive på identiteten til hver aktivitet.
Endelig er det tilrådelig å indikere hvor start eller avslutning av en aktivitet er avhengig av en annen, ved å trekke linjer mellom dem.
Dersom ulike personer i teamet ble tildelt en workstream og har holdt seg til planleggingen sin "egen" svømme kjørefelt, bør deres tenker da bli utfordret og informert ved planlegging av andre workstreams som de er avhengige av hverandre. Dette resulterer i en langt strengere plan og bygger på eierskap av det endelige produktet i tiden fremover.
Som kan forlate deg med noe som ser litt som dette.
Nå er ikke det like bra som de fancy MS Project planer som du har sett så mange av? Den store forskjellen her er at, bortsett fra den slående fargevalget og den fantastiske fleksibilitet som denne planen har, har det også enormt viktig fordel av å være skapt av teamet ditt på samme tid. Fingeravtrykk er alle over det og som et resultat vil det være mye mer gjennomførbart og derfor har mye større sjanse for suksess.
Ikke ta det ned, electronify det og begrave originalen i et skap et sted. Være stolt av arbeidet ditt, gi den en sentral plass på veggen av ditt team og se det utvikle seg naturlig som prosjektet utvikler seg i åpen visning for alle å se.
Oppsummering
Det er min ta på prosjektplanlegging. Da jeg først ble vist dette, og fikk sjansen til å oppleve prosessen førstehånds jeg kan ikke fortelle deg hvor opplyst jeg følte (litt trist jeg vet!)
Du kan føle at det er litt på forhånd tung i forhold til ressurs, og du ville ikke være galt. Det tar hele laget bort fra hva de normalt ville være å gjøre en stund og derfor fristelsen å gå tilbake til den vanlige metoden for en person å lage første utkast og gjennomgang endre gjennomgang modifisere kan virke lysere. Det er en av de falske økonomier men som total tid den gamle måten vil oppveie det nye til slutt, og du går glipp av theteam-building mulighet og emosjonelle tillit bygning som et produktivt workshop miljø gir.
Alle de årene jeg følte at jeg hadde kastet bort å se på meg selv, og andre skaper, diskutere, kamp, modifisere, gjenta, sign-off og til slutt hate den svært dokumentet som skulle gi oss alle sammen. Alt jeg noensinne hadde hørt var folk klager over at "verktøyet var ikke passer-for-purpose" når det faktisk verktøyet var egentlig ikke problemet. Det er "prosessen" som oftest trenger oppmerksomhet og å endre det alt du egentlig trenger er å endre din tilnærming til skaperverket.
Jeg håper å få muligheten til å gi dette en sjanse.
Gratulerer med planleggingen!
Project Management Tool # 1 - The Stakeholder Kart
Den Stakeholder Kart - dette er den første av mange i en serie på favoritt prosjektstyringsverktøy som kan gjøres for å utvikle seg et prosjekt til et vellykket resultat.
Hva er det?
En interessent kart er et enkelt grafisk verktøy som hjelper deg med å identifisere hvem de viktigste aktørene er i et prosjekt og hjelpe finne ut hvordan du trenger for å påvirke dem.
Det er godt å forstå hvordan hver interessent føles så tidlig som mulig, for eksempel er de aktivt støttende, usikker eller mot hva du gjør? Med kartet kan du se hvor de er følelsesmessig, hvor mye innflytelse de har politisk og deretter bruke det som et grunnlag for en handlingsplan for å flytte dem til et annet sted hvis nødvendig.
Når ville du bruke det?
Tidlig i prosjektet, og så du vil til periodisk å komme tilbake til det og revurdere din posisjon.
Har du flyttet de riktige menneskene til de riktige områdene? Har du tilbringer for lite tid med noen og for mye med andre? Har du behov for å endre din strategi med hvem som hva du gjør akkurat nå ikke er å ha en effekt? Har noen nye dukket opp som må håndtere?
Hvem ville du bruke det med?
Alle verktøy skal brukes i et team miljøet hvis mulig. Denne, men kan være ganske følsom som du ganske ofte navn navn. Det kan være en god måte å binde et team som samtalene du har når du er på handlingen planleggingsstadiet tendens til å være ganske hemmelighetsfull og alle liker å være med på en hemmelighet, ikke sant?
Er det noen regler?
Aldri print og la deg kartet lyver om mindre du er på hånden for å forklare begrunnelsen. Det er bare ikke verdt bryet pluss disse dager er det rettslige konsekvenser å bekymre seg.
Jo flere ballsy av dere kunne bruke den som grunnlag for en samtale med noen du prøver å bevege seg.
"Hei Rob, ta en titt på hvor jeg og mitt team tror du sitter på dette prosjektet. Hva synes du om hvor vi har sagt du er? Tror du det er omtrent akkurat som i at produktutvikling møte i forrige uke sa du dette som har ført meg til å tenke at du kanskje ikke tror dette er slik en god idé? Hva jeg ville virkelig liker er for deg å være her. Hva tror du? "
Hva er prosessen?
Trinn 1 - tegner kartet
Hvis du gjør dette med en gruppe og deretter få et stort stykke papir, stokk den på veggen og tegne grafen nedenfor. Hvis du er på egen hånd en elektronisk versjon er fint, men jeg er stor fan av å gå stort uansett fordi det gjør det lettere å stå tilbake og reflektere underveis. Perspektiv, selv bare romlig, kan være veldig opplysende!
De fleste andre interessenter kartene jeg har sett er litt enklere enn dette. De spør på x-aksen om personen har en lav eller høy interesse i prosjektet og på y-aksen om personen har lav eller høy innflytelse på utfallet. Personlig tror jeg ikke det gir deg som rik et bilde av den emosjonelle og politiske krefter i lek og derfor etterlater du mangler innsikt på Handlingsplanlegging trinnet senere.
Trinn 2 - plotte interessenter
For hver person (eller gruppe) stille følgende spørsmål:
1. Er person / gruppe for eller mot prosjektet / endre og hvor mye?
2. Er en person / gruppe aktivt engasjert av vårt prosjekt eller er de passivt frigjøres?
Hvis du har gått med grafen på veggen tilnærmingen bruke en post-it lapp for hver person / gruppe, så kan du flytte dem rundt. Du vil finne at holdningsendringer til tidligere dommer som du går, slik at du ønsker fleksibiliteten.
"Ah, hadde vi Bob der oppe ved maksimal positivitet, men nå tenker Sally her jeg regner med hun har enda mer du ikke tror?. La oss skala Bob litt tilbake. "
Plasseringen av en interessent på kartet bestemmes etter rangering deres relative til disposisjon for prosjektet og i hvilken grad de er aktivt involvd i den. Derfor kan to interessenter både være aktiv, men har ganske motstridende disposisjoner mot prosjektet: man aktivt undergraver det mens den andre er aktivt fremme det. Forskjellen mellom 'fienden' og 'endringen mester ».
Over er noen av de 'tegn' Du kan vanligvis finne i prosjektet. Kjenner du dem?
Trinn 3 - innflytelse og relasjoner
To viktige dimensjoner av en interessent kart som hjelper deg å analysere de underliggende politiske "landskapet i prosjektet - hvordan innflytelsesrik er den person / gruppe over utfallet av prosjektet og hva er forholdet som eksisterer mellom karakterene?
Du representerer innflytelse ved størrelsen på boblen (ved bruk av post-its for utkastet på veggen kan du bruke en scoring system 1-5 som du skriver på) og relasjoner ved å trekke forbindelseslinjer. Tykkelsen på linjen kan brukes til å indikere den relative styrken av dette forholdet - jo nærmere forholdet, desto tykkere linjen. Legg merke til at et forhold kan være negative så vel som positive! Du kan bruke en annen farge eller en stiplet linje for å representere en negativ man kanskje?
Her er hva du kan ende opp med.
Trinn 4 - handlingsplanlegging
Nå kan du få et godt bilde av det politiske landskapet i prosjektet hva skal du gjøre med det? Klart det perfekte bildet ville vært hvis alle var der oppe i øvre høyre kvadrant, men det er sannsynligvis ikke kommer til å være mulig over natten slik at det handler om prioritering og plukke dine kamper strategisk.
Jeg pleier å bruke to mini-trinnene i denne delen ved først å spørre i trinn 4a - der ønsker jeg å flytte så-og-så til?
For eksempel:
"I kartet ovenfor er det klart at Mike er noen innflytelse, og han har allerede" med oss "når det kommer til prosjektets mål, men han spiller ikke så mye av en aktiv rolle i dag. Vi er OK med det eller er vi mangler en trick hvis vi ikke gjør mer av en rolle for ham. Han har gode relasjoner med et par andre passive / positive karakterer i Bob og Rob, men også vår "lat kyniker" i David? Vi kunne definitivt gjøre uten David i den rollen, så det er verdt å tilbringe litt tid med Mike er det ikke? "
Trinn 4b er for de som vi ønsker å flytte - hva skal vi gjøre for å gjøre det skje?
Fortsetter med Mike:
"Vår skifte mester Sally (som tilfeldigvis har tonn innflytelse også) har et strålende forhold til Mike, så la oss snakke med henne for å se hva hun mener. Jeg er sikker på at hun vil ha en plan, gjør hun alltid! Det burde gjøre det. Neste interessent? Hva skal vi gjøre med Rachael? "
Gjenta trinn 4a og 4b til ferdig.
Oppsummering
Så jeg håper som gir deg et godt bilde av hvordan Stakeholder Map kan fungere for deg. Som jeg sa øverst dette ikke er en engangs bare øvelse som den politiske dynamikken i et prosjekt har en tendens til å være i konstant forandring. Revidere kartet ditt periodisk (igjen med teamet ditt hvis du kan) for å se hva som er endret, analysere om din siste handlingsplan gjorde hva du håpet det ville og finne ut hvor du trenger å fokusere neste.
Gratulerer med kartlegging!
Relasjoner er den viktigste tingen å få rett i Project Management
I min mening og erfaring som prosjektleder, forholdet du bygger med prosjektet sponsor er din viktigste eiendel som vil ha den klart største betydning for om du til slutt lykkes eller mislykkes. Hvis du ønsker en ting å fokusere på å få høyre da det er det. Hvis du er søppel på å bygge relasjoner og innrømme det for deg selv NÅ, pakke din karriere poser og gå og finne tilbringe tid å gjøre det du er god til. Når jeg tenker tilbake, hver prosjektleder jeg noensinne har jobbet med at jeg ikke har til slutt rangert var dårlig på å bygge relasjoner.
Dette er det første innlegget som har avveket fra temaet Involvd.com 's prosess og fremdrift. Jeg har besluttet å riste ting opp litt og gi litt mangfold i delvis fordi jeg ikke har mye å rapportere for øyeblikket (jeg er i diskusjoner med potensielle samarbeidspartnere, mer om det snart), men også fordi det kunne være morsomt å dele litt av min kjærlighet!
Derfor skal jeg kaste noen av mine tanker om prosjektledelse der ute. Hvis de er hjelpsomme, flott. Fortell meg. Hvis jeg borte merke i din erfaring, gode igjen. Fortell meg høyere og la oss ha en samtale. Den beste verdi for alle vil kun oppnås dersom diskusjonen etter at jeg traff stolpen knappen er sunn og robust. Jeg ville aldri hevde å være en av verdens ledende ekspert på temaet, og jeg er godt klar over er det mye mer å lære. Forhåpentligvis kan jeg gi litt tilbake though.
Tilbake til faget mitt. Det hele startet etter en diskusjon med en ex-kollega nylig da dette spørsmålet kom opp - W lue er det viktigste aspektet ved prosjektledelse som du absolutt må få rett som gjelder for ethvert prosjekt-type situasjon?
Enhver situasjon fordi et prosjekt betyr veldig forskjellige ting for hver og en av oss og vi ønsket å være gerneral. Når jeg hører ordet prosjektet jeg tenker på en profesjonell situasjon som kan eller ikke kan ha et stykke programvare plonked squarely i midten av den. Andre, men tenker helt forskjellig. Noen kan synes komplisert anlegg prosjektet, kan andre synes internasjonale NGO -teamet om beliggenhet og atter andre kan tenke installasjon av deres drøm high-end hjem media server kablet for deres tilfredshet i alle rom (som ikke ville elske å være i stand til å spille musikk i toalettet?).
Så som enhver ansvarlig konsulent gjør vi taklet dette spørsmålet som så mange andre i det siste - noen personlige betenkningstid utstyrt med en feit merkepenn, en pakke med post-it lapper, et tomt vindu for å bruke som vårt de facto whiteboard tett fulgt av diskusjon og konsensus bygningen. Hva moro du kan ha!
Hva oppstod var svar som prosessen du bruker, verktøy og teknikker du distribuerer, den tekniske kunnskapen og erfaringen du ta med deg, ditt nettverk av kontakter, din opplevelse av å håndtere mennesker, din arbeidsmoral, din lederstil og din favoriserte medier av kommunikasjon.
Nå er jeg ikke tenkt å sitte her og fortelle dere alle disse tingene er irrelevant ettersom de åpenbart ikke er. Alle er viktige på sin måte og være minst OK på hver og en bidrar til å gjøre deg til en mer all-round og kompetent prosjektleder. Derfor bør du definitivt tilbringe nok tid honing dine ferdigheter i disse områdene. Den gode nyheten er at alle disse kan være ganske lett læres eller forbedres med en sunn litt ærlige selv-analyse og utvikling slik at det egentlig ikke burde være noe stoppe deg.
Det er bare det at ingen av disse er reelle showstoppers dersom du har rotet dem opp. Ikke hvis ditt forhold med klienten og menneskene du jobber med er bra. Hvis du er på fast grunn med den person som betaler dine regninger så får du en sjanse til å komme seg. Hvis du ikke da er det en reell mulighet for at dette er den sjansen de har ventet på å få deg ut av døren og du kan like godt begynne oppvarmingen nettverket opp for den neste plassen fordi du er borte.
Alle prosjekter går gjennom steinete ganger. Jeg tror ikke jeg har hatt en eneste en i min tid som ikke har tatt meg, mitt team, min klient og den andre interessenter ned gjennom «den emosjonelle dip" til en viss grad.
I en fersk rolle vi snakket med våre kunder og klienter om Kübler-Ross endre kurven mye. Noen ganger tror jeg vi kanskje i løpet gjorde det litt, men for mange av dem at vi fikk sjansen til å tilbringe litt mer tid med det var nyttig for dem å forstå mer om den emosjonelle virkningen av endring som de og andre rundt dem skulle ( eller ca å gå) igjennom.
Som eagle-eyed vil merke vi forenklet den tradisjonelle bereavement-modellen litt som vi gjorde den forutsetning at kundene hadde opplever reaksjoner på positive enn negative endringen. Enten det var alltid tilfellet eller ikke er en diskusjon beste reservert for en annen post, men det er her vi slo det.
Det er dip som er den potensielle morderen (merket her som informerte pessimisme). På et tidspunkt på reisen fulle fakta av hva du prøver å gjøre skal komme flom ut og smellkyss din klient, interessenter, advokater, eksperter og mål fullt i ansiktet og du bedre være klar for det.
Nei, det er ikke like enkelt som du opprinnelig trodde det skulle være.
Ja, det gjorde jeg prøve og fortelle deg dette ville være tilfelle.
Nei, det er enkel løsning som du hadde i hodet på dag 1 ikke kommer til å være nok.
Yes, we are getting increased pressure from management to make sure we get a result.
No, you're not going be going home early again for next few months.
Yes, your employees hate you even more now than they did before you took me on.
No, you're not going to be seeing the back of me for a while longer yet…
… Oh! Actually you are. I'm fired you say? But I'm just trying to help. What do you mean I'm crap and this is all my fault? But all this work we've done will be for nothing and I thought we had an understanding. No understanding you say? Right … I guess I'll see you around then. Thanks for the fish and all that !
Why did that happen? Because your relationship wasn't strong enough, that's why.
Don't blame anyone and everyone else for your misgivings as it was your fault it went wrong. You messed up really badly at the beginning.
See that lovely little wave at the beginning of the process (labelled uninformed optimism), that's the honeymoon period. What's that for? Not for spending all your time on your own in a darkened room creating the master plan that's for sure. That's your space before the hard grind begins to build strong binding relationships with all the key people (identified through your stakeholder mapping exercise – more on that another time) to help you weather the storm when it comes crashing around you.
Use that time wisely as you don't get it back. Get away from your desk, put your smile on and get talking.
Here's what I do when I'm meeting a new or potential new client – concentrate the first three meetings on getting to know her/him/them REALLY REALLY WELL in between all the objective setting etc. I shout those words at you for a reason. By REALLY I mean as much as you can possibly get without being seen as rude or intrusive. As I said this is your honeymoon, you've just got married and therefore it's time to start getting to know each other. Sure they may be all business business but that doesn't mean you can't take an interest in the rest of their life. I'm yet to meet anyone that all they have is their career.
Who are they under that suit (not literally)? What have they done professionally. What are they looking to do? What do they do away from the workplace? Have they a wife/husband/kids/aunts/uncles/pets etc? Where do they live? Where would they like to live? What do they live in? When and where would they like to retire to? What sports do they play? What sports do they watch? Their film preferences? Their food likes and dislikes? Past and future holiday plans? What are their dreams (again, not literally, that would be weird)? What are their prejudices etc etc?
Tell them about yourself (assuming they ask). Find points of mutual bonding as you'll want to draw on those later. Both like Formula 1? Great! Have a penchant for Thai food? Fantastic! Both hate gardening but want a nice garden? Terrific! All the normal things you would talk about with a friend count here too.
I'm not suggesting anything cynical here, you shouldn't be faking anything. Be sincere. Listen carefully. Be interested. Don't lie. Take mental notes and write them all down the minute you leave the meeting. I store mine in my Outlook calendar against their contact name which syncs with my phone. That way I can read and update them whenever I need to which is especially useful if I bump into them unexpectedly.
Hi there Mike, wasn't expecting to see you here, just need to make a quick call, hang on a second, don't go away … [check and read] … now then Mike, how's everything going? How's your eldest getting on at University? Any better? The course settled down?
That kind of small attention to detail makes a big impact on the receiver. Aren't you always impressed when someone remembers something small about your life when you next see them?
Try to get to the point where you have in-jokes between you as soon as possible. Don't rush it because you might end up sounding like a wally, but aim to get there.
If and when you do get to the point that your relationship with your client is strong then that dip you've got coming at you in the not-so-distant-future will not be any less deep necessarily but may well be rideable together if you hold on tight (again, not to each other).
Any thoughts you'd like to share?
